Adiós planillas, ¿hola normalidad?

Kareny M. Ramos Nadal

¡Felicidades, lo lograste! Llegó el miércoles, 18 de abril de 2018, seguramente el día más esperado del año para todos los especialistas en preparación de planillas, Contadores Públicos Autorizados, Abogados Contributivos, en fin, todos los profesionales que de alguna manera u otra se ven involucrados en el proceso de preparación y radicación de Planillas de Contribuciones sobre Ingresos. ¿Sabes qué? Si estás leyendo este artículo, quiere decir que se acabó el busy season y tienes tiempo para involucrarte en otros temas y actividades diarias dentro de la profesión.

Sí, ¡se acabó la temporada contributiva, no estas soñando! Se acabaron las largas horas en la oficina. Seguramente has anhelado esta fecha para finalmente hacer las maletas y tomarte unas merecidas vacaciones, y claro, es totalmente entendible tomarse unos días de descanso, pero aún queda trabajo pendiente por hacer. Desgraciadamente, no podemos desconectarnos completamente, pues siempre quedan algunos clientes que, por diferentes razones, solicitaron prórrogas para radicar sus planillas y hay que cumplir con ellos.

No obstante, no todo desde hoy es planillas, ahora nos toca envolvernos en otros asuntos profesionales y personales que hemos dejado un poco en el olvido por las largas horas de trabajo. Es por esto que a continuación discutiremos diferentes aspectos que se deberían tomar en consideración para organizarnos profesionalmente; sobre todo, prepararnos para la próxima temporada contributiva, que aunque no lo crean, volverá en “un abrir y cerrar de ojos”.

En estas semanas post-season es clave entablar nuevamente la relación con esos clientes que hemos descuidado debido al ajetreo del intenso trabajo durante los pasados meses. Es importante fortalecer estas relaciones con nuestros clientes, ya que después de todo son estos parte esencial del negocio. Además, un cliente no necesariamente queda completamente satisfecho con un trabajo o producto de excelencia y calidad, si este no viene acompañado de un buen servicio al cliente y, sobre todo, eficaces relaciones interpersonales.

Asimismo, es buen momento para pensar en cómo podemos mejorar nuestra empresa, esto sin importar el tamaño de la misma. Cada firma u oficina debe establecer la estrategia de organización que mejor se ajuste a los servicios que ofrece y la cartera de clientes que tenga. Esto, por ejemplo, se puede lograr creando un plan de trabajo con su equipo. El mismo debe establecer prioridades relativas a fechas de vencimiento o la urgencia que el cliente pueda tener para que un proyecto sea realizado. Es importante, a su vez, tener en cuenta los proyectos especiales que se han quedado pendiente y aquellos que aún no se han comenzado, pues no nos podemos olvidar de ellos.

Según lo comentando anteriormente, es necesario ofrecer a nuestros clientes un servicio y trabajo de excelencia. Para lograrlo eficientemente, luego de establecer el plan a seguir, debes reunirte con tu equipo de trabajo, así sólo conste de una persona adicional. Esto es importante pues todos tienen que tener claro el objetivo y la meta a seguir. En esta reunión, entre otros aspectos específicos de cada firma, debe discutirse la temporada contributiva pasada. De esta manera, en conjunto, podrán evaluar qué prácticas deben continuar haciéndose y cuales deben mejorar y/o modificar. Esta reunión debe tener como propósito establecer una guía a seguir para optimizar la operación para el próximo tax season que se avecina.

De igual forma, se debe establecer algún tipo de estrategia que involucre la retroalimentación o feedback. Ante este ejercicio se deben considerar, no solo las observaciones del equipo de trabajo, si no, las de los clientes, pues estos tienden a ser más objetivos y crudos al momento de evaluar el servicio que se les provee. A su vez, estos ven el proceso desde otra perspectiva, que quizás nosotros no podemos identificar tan fácilmente por más años que llevemos en la industria. Este proceso, definitivamente ayudará a mejorar y/o modificar prácticas dentro del proceso.

Otro aspecto importante por evaluar en estos próximos meses es la recompensa a tu equipo de trabajo. Es evidente que sin ellos hubiese sido casi imposible cumplir con cada detalle involucrado en la temporada contributiva pasada. Bonos de productividad, horarios flexibles, actividades profesionales innovadoras o creativas son algunas ideas que puedes incorporar dentro de este aspecto, siempre evaluando la posibilidad real de que puedas cumplir con ello de acuerdo con el presupuesto del año. A su vez, podrías establecer un plan de actividades, dependiendo del tamaño del equipo, para que todos estén preparados para la próxima temporada contributiva, tanto física como emocionalmente.

Por último, es clave estar al día con cualquier cambio en las leyes contributivas o cualquier reforma que impacte la industria financiera que pueda surgir. Esto te permitirá ser diligente en tu trabajo. Además, seguramente es tema de discusión en las noticias o diferentes foros y los clientes tendrán dudas, preguntas, o preocupaciones. Por tanto, debemos estar preparados para cualquier interrogante que les pueda surgir. De igual forma, aunque no ocurra ninguna reforma o cambio que afecte nuestra práctica, no podemos dejar de cumplir con la educación continua, pues siempre hay que estar dispuestos a aprender y sobre todo repasar aspectos que no necesariamente utilizamos a diario pero que podrían ser aplicables a algún cliente nuestro. Para cumplir con este aspecto, podrían asistir a seminarios que le sean relevantes a su práctica y/o pertenecer a diferentes foros en los que se discutan temas de su interés profesional y personal.

En fin, estos son solo algunos aspectos considerados importantes a evaluar con el propósito de optimizar el flujo de trabajo en una firma, especialmente para estar preparados para la próxima temporada contributiva. Habrá detalles adicionales a considerar, que dependiendo de cada firma deben ser evaluados para su implementación, desarrollo o mejoramiento.  Déjanos saber en los comentarios otros consejos a seguir en estos meses de “recuperación”.

Referencias:

Amy V. Hollander & Scott Cheslowitz, (2017), Tax season is over (or is it?): Now What?, Retrieved from https://www.thetaxadviser.com/issues/2017/jun/tax-season-over-now-what.html, on April 9, 2018.

Kate Wilson, (2017), Tax Season Is Over- Now What?, Retrieved from https://www.bill.com/blog/tax-season-over-now-what/, on April 9, 2018.

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